Publisher: Nur teilweise farbige PDFs erstellen

Nach dem unser Jahrbuch nun bald (morgen) in der Druck gehen soll, kann ich ja langsam mal anfangen und meine Erkenntnisse aus dem layoten aufschreiben. In diesem Posts soll es erst Mal darum gehen, wie man es schafft, ein Publisher-Dokument (damit haben wir das Jahrbuch gesetzt) so in ein PDF zu bannen, das nur ein Teil der Seiten farbig ist. Die Druckerei will genau so ein PDF haben, da eben nur ein (kleiner) Teil der Seiten farbig gedruckt werden soll.

Zwar hat Publisher auch einen eingebauten PDF-Export, der ist bei mir aber immer nur mit zu wenig Speicher abgestürzt, so dass ich dann auf einen der zahlreichen PDF-Drucker ausgewichen bin. Meine Wahl viel dabei auf den PDFCreator, im Grunde ist das aber egal.

Nun wird das Dokument in Publisher zwei mal „ausgedruckt“, also zwei PDFs erzeugt. Dabei wird eines komplett in Farbe erzeugt, das andere komplett in s/w (lässt sich in den Druckeinstellungen wunderbar angeben). Die beiden Dokumente werden irgendwo gespeichert. Als nächstes geht es darum, die beiden Dokumente so zu kombinieren, das die farbigen Seiten jeweils aus der einen Datei stammen, und die s/w Seiten aus der anderen. Es gibt einige Tools für diesen Zweck: PDFsam hat sogar eine tolle Drag&Drop Oberfläche dafür, stürzte bei mir aber immer mit zu wenig Speicher ab (auch als er 1GB bekam). Als nächstes habe ich die PDF-Wunderwaffe Ghostscript ausprobiert, allerdings wird das PDF durch Ghostscript immer komplett neu geschrieben, und dabei wurden auch alle Bilder erneut komprimiert. Zudem muss man immer erst Teil-PDFs erzeugen, was ziemlich lange dauert. (Die Neukodierung der Bilder kann man unterdrücken) Jetzt war ich kurz davor ein kleines Programm zu schreiben, dass die richtige Ghostscript-Aufrufe generiert.

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Publisher: Nicht die Datenquelle ändern!

Kleiner Tipp für Leute, die was mit Publisher machen (dem InDesign von Microsoft): Publisher hat ja eine tolle Funktion namens „Katalogseiten“, damit kann man Seiten automatisch auf Basis einer Excel-Tabelle (oder Datenbank etc.) generieren. Extrem praktisch das Ding (auch für andere Sachen, ich hoffe ich komme noch dazu, darüber zu bloggen). Sollte man sich definitiv mal ansehen.

Ich hab diese Funktion jetzt genutzt, um die 12 Seiten mit Umfragen in unserem Jahrbuch automatisch zu generieren. Dummerweise musste ich danach noch ein paar Werte ändern und hab bei der Gelegenheit gleich die Quell-Tabelle in Excel etwas aufgeräumt und ein paar nicht benutzte Spalten am Ende gelöscht. Und das  war eine ganz blöde Idee: Danach ist Publisher schon beim Speichern der Datei abgestürzt und beim „Zusammenführen in vorhandene Datei“ wollte er 32.767 Seiten anhängen… (Ja, das ist 0x7FFF ;))

Die Lösung: Neue Excel-Datei erstellen, alle Daten rüberkopieren, in der Präsentation Katalogtools/Liste hinzufügen/Vorhandene Liste wählen/Ja. Danach muss man leider alle Platzhalter erneut einfügen, aber die Präsentation sollte gerettet sein.

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